Khi tạo tài liệu trực tuyến, bạn có thể thấy mình cần thêm chữ ký. Cùng theo dõi bài viết sau về cách thực hiện thêm chữ ký vào Google Docs.
Từ cộng tác với đồng nghiệp đến chia sẻ ghi chú với bạn cùng lớp, Google Docs đã trở thành công cụ xử lý văn bản phù hợp cho hàng triệu người trên toàn thế giới. Khi chữ ký đã trở thành dĩ vãng, chắc hẳn bạn đã thấy các yêu cầu về chữ ký điện tử của mình đã trở nên phổ biến hơn.
Điều bạn có thể không biết là bạn có thể ký tài liệu trong Google Documents bằng kỹ thuật số. Cho dù bạn cần thêm chữ ký của mình vào hợp đồng hay dấu ấn cá nhân vào một lá thư, bạn có thể sử dụng Google Tài liệu để ký chúng hầu như.
Ở đây, chúng ta sẽ xem xét cách thêm chữ ký vào Google Docs.
Chữ ký điện tử so với chữ ký kỹ thuật số
Mặc dù chữ ký điện tử và kỹ thuật số nghe có vẻ giống nhau, nhưng có một số điểm khác biệt chính.
Chữ ký điện tử là một phiên bản bảo mật và ràng buộc về mặt pháp lý của chữ ký ướt của bạn mà không có bất kỳ tiêu chuẩn mã hóa nào. Chữ ký có thể là một hình ảnh, biểu tượng hoặc quy trình được đính kèm với tài liệu cho biết ý định ký của bạn.
Ngược lại, chữ ký điện tử nhúng Cơ sở hạ tầng khóa cá nhân vào tài liệu để xác định người gửi. Bạn phải có chứng chỉ số để ký tài liệu bằng chữ ký số. Chữ ký điện tử cho phép xác minh danh tính của người ký và xác nhận tính xác thực của tài liệu.
Chữ ký bạn chọn sẽ phụ thuộc vào loại tài liệu bạn đang gửi. Nếu bạn đang gửi một lá thư theo dạng thư không chính thức hoặc không theo hợp đồng, thì chữ ký điện tử là đủ. Tuy nhiên, khi ký một số hợp đồng và thư từ pháp lý khác, bạn nên chọn chữ ký số.
Xem thêm: Các công cụ cắt ghép video online tốt nhất
Cách thêm chữ ký vào Google Docs bằng Drawing Tool
Công cụ drawing của Google Tài liệu là một cách nhanh chóng và đơn giản để thêm chữ ký điện tử của bạn vào tài liệu.
Phương pháp này hoạt động tốt nhất với máy tính bảng và thiết bị màn hình cảm ứng. Bạn có thể sử dụng công cụ vẽ bằng chuột, nhưng có thể nó sẽ không đẹp như chữ ký thông thường của bạn.
- Đặt con trỏ của bạn vào phần của tài liệu nơi bạn muốn thêm chữ ký của mình
- Click Insert trong Google Docs Tool Bar.
- Chọn Drawing > New. Hành động này sẽ mở khung vẽ.
- Từ bên trong khung vẽ, chọn Line tool > Scribble. Sử dụng chuột, bàn di chuột hoặc màn hình cảm ứng để viết chữ ký của bạn.
- Khi bạn đã lưu chữ ký của mình, nó sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn.
- Nhấp vào Edit bên dưới hình ảnh chữ ký của bạn để thay đổi kích thước và định hình lại nó theo ý thích của bạn bằng cách sử dụng menu tùy chọn hình ảnh hoặc tay cầm ở cạnh hình ảnh. Bạn có thể di chuyển chữ ký của mình đến bất cứ đâu bạn muốn trong tài liệu, chỉ cần kéo và thả nó. Nếu bạn cần xóa chữ ký của mình, chỉ cần chọn nó và nhấn xóa.
Khi bạn hoàn tất tài liệu, hãy đi tới File > Download trong Google Drive để tải xuống tài liệu của bạn dưới dạng tài liệu Microsoft Word hoặc tài liệu PDF. Hoặc, bạn có thể chia sẻ tài liệu của mình bằng cách sử dụng các tùy chọn chia sẻ của Google Docs để gửi tài liệu đó đến người nhận.
Xem thêm: Cách tạo form online không cần cài đặt
Cách Chèn Chữ ký của Bạn Bằng một Add-on
Công cụ vẽ Google Docs là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn chỉ cần thỉnh thoảng ký một tài liệu. Tuy nhiên, nếu bạn cần ký tài liệu thường xuyên hơn hoặc không thích kết quả bạn nhận được từ công cụ vẽ Google Docs, tốt nhất bạn nên sử dụng công cụ của bên thứ ba.
Khi bạn ký một tài liệu bằng Add-on của bên thứ ba, nó sẽ tự động tạo chứng chỉ với ngày giờ bạn có thể chuyển tiếp với tài liệu đã ký. Quy trình này cung cấp cho các tài liệu đã ký của bạn một lớp bảo mật và tính chuyên nghiệp bổ sung mà công cụ vẽ Google Docs không có sẵn.
Có nhiều tiện ích mở rộng tương thích với Google Tài liệu. Bạn có thể truy cập các tiện ích mở rộng này bằng cách đi tới Add-ons > Get Add-ons trong thanh công cụ của Google Tài liệu. Thao tác này sẽ mở Google Workspace Marketplace, nơi bạn có thể tìm kiếm công cụ chữ ký mà bạn muốn sử dụng.
Các tiện ích mở rộng Google Tài liệu phổ biến nhất để ký tài liệu bao gồm:
- DocuSign
- PandaDoc
- SignRequest
- SignEasy
- HelloSign
Bạn có thể thêm tiện ích mở rộng vào Google Documents bằng cách tìm kiếm tên của nó trong Google Workplace Market. Nhấp vào tên của tiện ích mở rộng, sau đó Install để tải xuống. Sau đó, bạn đã sẵn sàng để đi.
Sau khi được cài đặt, tiện ích mở rộng sẽ nhắc bạn cấp cho nó quyền truy cập vào tài khoản Google của bạn. Nhấp vào Allow để kết thúc quá trình cài đặt.
Quay lại Google Tài liệu và bạn sẽ có thể tìm thấy tiện ích mở rộng trong bảng điều khiển bên trái. Từ đây, bạn sẽ có thể dễ dàng thêm chữ ký vào bất kỳ tài liệu nào bạn mở trên Google Docs.
Xem thêm: Cách thay đổi chữ hoa thành chữ thường trong Excel
Sử dụng phương pháp thêm chữ ký vào google docs nào là dễ nhất cho bạn
Phương pháp tốt nhất để thêm chữ ký điện tử vào tài liệu của bạn sẽ tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Sử dụng công cụ vẽ của Google Tài liệu là quá đủ nếu bạn đang gửi các tài liệu hoặc thư không chính thức. Nhưng nếu bạn có một tài liệu cần nhiều chữ ký hoặc bản ghi ngày giờ nó được ký, thì bạn nên sử dụng công cụ của bên thứ ba.
Bất kể bạn chọn gì, việc chèn chữ ký điện tử vào Google Tài liệu rất dễ thực hiện.